Ile czasu marnujemy na spotkaniach?

Jak z poziomu Pythona dostać się do zawartości Outlooka (poczta, kalendarz)?

W niedawnym tekście opisałem drogę do aktualnego miejsca i zajęcia w pracy. Pisałem (chyba tak, sprawdź!), że sporo czasu zajmują mi spotkania? Sprawdźmy!

Photo by Estée Janssens on Unsplash

Poprzednio nie było też kodu, a przecież kod jest najciekawszy.

Gdzieś po drodze miałem styczność z VBA, a niedawno odkryłem, że w sumie z narzędziami MS Office można postępować dość podobnie z poziomu Pythona jak z poziomu VBA. Dzisiaj więc trochę o narzędziach MS Office dotykanych Pythonem.

Excela lepiej zastąpić Pandasem, więc się nim nie zajmiemy :P Ale może istnieć potrzeba sięgnięcia do Outlooka – albo do poczty albo do kalendarza. Tutaj będzie o odczytywaniu danych, ale zapis teź jest możliwy – poczytajcie dokumentację, o CreateItem() głownie chodzi).

Zaczniemy od początku – ogółu. Oczywiście całość przewidziana jest do działania w środowisku Windows (jest Office na Linuxy? Na MacOS nie miałem okazji sprawdzić jak i czy to zadziała). Użyjemy pythonowej biblioteki win32com, która jest swego rodzaju wrotami do systemowych DLLi dla Office, w tym przypadku podepniemy się do Outlooka.

Po tych trzech linijkach w obiekcie ns mamy czubek naszego API outlookowego. Korzystając z metody GetDefaultFolder() możemy dostać się do odpowiedniego elementu (poczty, kalendarza, listy zadań) podając jako parametr odpowiedni numerek. Jaki? A sprawdźmy za co odpowiadają kolejne numeru uruchamiając kolejny fragment kodu:

Najbardziej interesujące nas elementy to skrzynki emailowe:

  • 3 Elementy usunięte
  • 5 Elementy wysłane
  • 6 Skrzynka odbiorcza

 

oraz dodatkowo:

  • 9 Kalendarz
  • 10 Kontakty
  • 13 Zadania

 

Wiadomości email

Żeby dostać się do elementów danego boxa wykorzystamy parametr Items, czyli – żeby dostać wszystkie maile ze skrzynki odbiorczej użyjemy:

a później w pętli jedziemy po elementach listy emails. Każdy z nich posiada odpowiednie właściwości (lista i opis w dokumentacji, które sobie będziemy czytać i coś z nimi robić (w tym przypadku tylko zapiszemy listę maili do pliku CSV). Każda z list (wiadomości, spotkań w kalendarzu, zadań) posiada różne elementy, a te elementy mogą mieć różny typ (być obiektem różnej klasy) – lista jest oczywiście w dokumentacji (co by nie mówić o Microsoft to dokumentację online mają spoko). Krótko mówiąc: wiadomościami jest to, co ma IPM.Note na początku. Wyjęcie interesujących elementów dla każdej z wiadomości to po prostu odczytanie jej właściwości:

W efekcie w all_table mamy dataframe’a z zawartością naszej skrzynki odbiorczej. Co z tym zrobimy to już nasza sprawa :)

Dodatkowo jeśli chcemy dostać się do załączników do wiadomości możemy to zrobić przez (dla każdej wiadomości, więc gdzieś tam w tej pętli):

zaś sam załącznik można zapisać korzystając z a.SaveAsFile(ścieżka_pliku_docelowego). Oczywiście printowanie nie ma większego sensu, lepiej byłoby zapisać listę załączników do nowego elementu słownika row.

Kalendarz

Podobnie możemy potraktować kalendarz, wyjmując poszczególnie spotkania i zapisując je w CSV. Będzie to wyglądało tak:

Właściwości wydarzeń znajdziecie oczywiście w dokumentacji.

Jak widzicie mechanika jest ta sama: z folderu pobrać listę elementów, a potem dla każdego z elementów jego metadane.

Kalendarz analityka

Obiecałem, że powiem ile czasu zajmują mi spotkania. No to zobaczmy co wyjęliśmy z kalendarza – na podstawie zgromadzonych w CSV metadanych. Trochę więc przeanalizujemy, już w R (a co, ładniejsze są obrazki).

Mając wczytane dane możemy przejść do ich czyszczenia – wyrzucimy jakieś stałe zdania statusowe, bloki na obiad (tak, planuję sobie obiady w kalendarzu – głównie po to, żeby była szansa, że nikt tego czasu nie zabierze) i podobne:

Po odrzuceniu zaśmiecających wydarzeń odrobina obróbki, głównie elementów związanych z czasem (datą początku i końca, długością trwania) spotkań:

Zobaczmy jak wyglądają wszystkie moje spotkania wrzucone na jeden wykres:

W drugiej części 2020 roku przybyło, prawda? Ile spotkań tygodniowo miałem na przestrzeni ostatnich lat?

Jak widać nie ma lekko – mniej więcej jesienią 2019 roku zamieniłem zespół i trochę też zajęcie (więcej spotkań, mniej pracy samodzielnej) ale również inaczej zacząłem zarządzać kalendarzem – zacząłem bukować sobie w kalendarzu czas na robienie tych samodzielnych rzeczy, chociażby po to żeby nie być od nich odrywany.

Jeśli nie wiesz jak zarządzać swoim czasem – obejrzyj HRejterów (wiem, że to robisz) i ich szkolenie.

Widać też początek pandemii i przejście na pracę zdalną. To sprawiło znaczny wzrost spotkań (nie potrzeba salek, wystarczy Skype/Teams). U mnie skorelowało się to z pracami nad kilkoma sporymi projektami, więc trudno na moim przykładzie pokazać czysty wpływ lockdownu na liczbę spotkań.

Oczywiście im więcej spotkań tym więcej czasu zajmują. Ale 5 spotkań po 30 minut to nie to samo co trzy godzinne spotkania. Powyższy wykres obrazuje zajętość czasu, a precyzyjniej jaki procent tygodnia zajmują spotkania. Bywało, że 3/4… ale czasem jest tak, że jest się na 2 spotkaniach równolegle. Na prawdę jest się na jednym z nich, ale w kalendarzu zostają oba. Pamiętacie też, że wypadły z listy obiady i poranne daily.

Koniec końców: jakaś 1/3 tygodnia to spotkania.

Ile trwają spotkania?

Standardowo godzinę, a ewentualne dogrywki 30 minut. Ta reguła nie wynika wprost z powyższego wykresu, ale z wykresu popartego doświadczeniem. A bierze się to pewnie ze standardowego ustawienia Outlooka, gdzie szybko da się ustawić spotkania dla których kwant czasu to 30 minut. Idę o zakład, że gdyby każdy miał domyślnie siatkę 15 minutową to byłoby więcej spotkań 45 minutowych i zaczynałyby się one o pełnej godzinie. Tak działa nasz mózg.

Szkoda, że nie zebrałem liczby osób zaproszonych na spotkania. To też byłaby ciekawa statystyka.

Tutaj może lepiej widać początek pandemii niż na którymś z wykresów wcześniej. Marzec 2020 to ten przełomowy moment i jak widać słupki z późniejszych miesięcy są wyższe. Bardzo jestem ciekaw jak to się zmieni po powrocie do biura… Dobrze widać też sierpniowe wakacje w 2020.

Rytm tygodnia jest taki, że w pierwszej połowie się ustala co trzeba zrobić w drugiej. I to doskonale widać na powyższym wykresie. Ale czy to jest prawda? Bo wykres pokazuje wszystkie spotkania łącznie. Jak to wygląda jeśli chodzi o czas?

Tutaj mamy inny obrazek. Nadal najwięcej czasu zajmują spotkania wtorkowe, ale piątki wcale nie są najlżejsze. W piątki jest mniej ale dłużej. Bo piątki do dobry czas na rzeczy typu szkolenia wewnętrzne (bach, dwie godzinki), demo rzeczy powstałych w zakończonym sprincie (bach, 3 godziny), albo bloki praca własna (czytaj: nie wsadzajcie mi tu już niczego, bo może urwę się wcześniej z pracy na weekend ;-).

Teorię o dłuższych piątkowych spotkaniach potwierdza powyższy wykres. Krótkich spotkań (30 minutowych) najwięcej jest w poniedziałki (statusy projektów, których nie usunąłem w przeciwieństwie do statusów zespołów) i w czwartki (przygotowanie do sprint demo). I te krótkie przebiegi są prawdę mówiąc gorsze (więcej przełączania się między tematami).

A teraz coś innego – jakie jest prawdopodobieństwo, że w danym momencie dnia mam spotkanie?

Przygotujmy siatkę wszystkich możliwych terminów (co 15 minut) i sprawdźmy ile spotkań odbywało się w każdym z nich. Poniższy sposób robi robotę, ale chyba nie jest najbardziej optymalny (przechodzimy przez kolejne terminy i zliczamy ile spotkań trwało w danej chwili), ale działa.

Teraz pozostaje nam tylko tą całą siatkę pogrupować, posumować i narysować:

Dodajmy do tego wykresu jeszcze wymiar dnia tygodnia:

Chcesz się ze mną spotkać? Celuj w środek środy i od połowy czwartku. To, że o 8 rano jest stosunkowo wolne nie oznacza, że chętnie o tej godzinie się umawiam ;)

1 myśl na “Ile czasu marnujemy na spotkaniach?”

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *